Hier werden die wichtigsten Begriffe rund um Elephant MailMerge erläutert.

Zielgruppe

Die Zielgruppe ist die Menge an Empfängern, an die Sie den Serienbrief schicken möchten. Alle Kunden eines bestimmten Postleitzahlenbereichs.

Zielgruppenelement

Ein Zielgruppenelement ist ein einzelner Empfänger eines Serienbriefes. Häufig ist das Zielgruppenelement einfach eine Kundennummer, es kann aber z.B. auch eine Kombination aus Kundennummer und Ansprechpartnernummer sein.

Datengrundlage

Datengrundlage für einen Serienbrief können Kunden, Ansprechpartner oder auch Rechnungen, Verträge oder andere Datenobjekte im SAP-System sein.
Rechnungen als Datengrundlage sind beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie im Schreiben an den Kunden einen Bezug zu einer konkreten Rechnung benötigen. Sie können einen Serienbrief an alle Kunden mit überfälligen Rechnungen verschicken.

Datenbeschaffung

Die Datenbeschaffung sorgt dafür, dass zu einem Zielgruppenelement die passenden Daten aus dem SAP System gelesen und in die Dokument- und E-Mail-Vorlagen eingesetzt werden. Zu einem Kunden werden Name, Anrede, Anschrift und Verbrauchsdaten gelesen. Mit diesen Daten werden entsprechende Variablen in der Dokumentenvorlage befüllt.

Dokumentenvorlage

Eine Dokumentenvorlage ist ein Office Open XML Dokument ("Word-Datei") mit der Dateiendung .docx. Die Vorlage kann beliebige Formatierungen enthalten, darüber hinaus können Sie Platzhalter (Variablen) definieren, die dann von Elephant MailMerge zur Laufzeit mit Daten befüllt werden. Sie erstellen mit Word eine Datei mit Ihrem Firmenlogo und Ihren Kontaktdaten als Vorlage.

E-Mail-Vorlage

Die E-Mail-Vorlage dient der Gestaltung der versendeten E-Mails. Sie wird im HTML Format definiert.

Variablen

Mit Variablen können Sie Platzhalter definieren, an deren Stelle später dann Daten in die Vorlagen eingefügt werden In Dokumentenvorlagen fügen Sie die Variablen in Word über "Einfügen" -> "Schnellbausteine" -> "Feld" -> "MergeField" ein. In den E-Mail-Vorlagen schreiben Sie einfach &VARIABLENNAME&.

Ablagearten

Die Ablageart legt fest, wie und wo das erzeugte Dokument im SAP-System gespeichert wird. Als Anhang am Geschäftspartner oder als CRM Kontakt.